GESTÃO DE CONTRATOS

Por que a gestão de contratos é o alicerce do seu processo Quote-to-Cash

O segredo para ganhar dinheiro como linguista é tornar-se um especialista em contratos. Um professor astuto foi direto ao cerne de todas as transações comerciais e reclamou seus direitos. Um perito em sintaxe, especialmente se tiver uma certa formação jurídica, pode exigir honorários exorbitantes apenas para avaliar o escopo de um adjetivo. Em outra palavras, há pessoas que são pagas para dizer que o Adjetivo 1 se aplica à Oração A e à Oração B, e não apenas à Oração A.

Com tanto dinheiro dependendo de palavrinhas em contratos, é chocante pensar que elas muitas vezes foram parar ali quase por acaso. A verdade é que a gestão de contratos é o alicerce de todo o processo Quote-to-Cash, com todas as etapas dependendo da criação, assinatura e renovação do contrato. Além do mais, muitas empresas possuem vários contratos em vigência ao longo de um negócio, como os termos de sigilo necessários para iniciar o processo ou os contratos gerais de serviços que regem adendos e alterações. Uma multidão impressionante de informações, produtos e dinheiro é regida por esses acordos. Não admira que as empresas se disponham a pagar linguistas e gestores de contratos para revisar e dar pareceres sobre os detalhes do negócio.

A cotação é a primeira etapa do processo contratual

As expectativas de cada parte são fixadas e negociadas, lançando o alicerce de um documento válido. Um processo claro e eficiente de cotação ajuda a reduzir a confusão antes que a linguagem jurídica seja envolvida. É claro, na hora de elaborar o contrato, as equipes jurídica e de vendas muitas vezes batem cabeça. As equipes de vendas sabem que um processo demorado de aprovações pode colocar em risco negócios importantes, e as equipes jurídicas sabem que documentos copiados e colados rapidamente podem conter termos desfavoráveis, brechas, linguagem ultrapassada e outros problemas potencialmente danosos. Ambas as equipes querem um texto consistente e preciso que possa ser a basa de boas relações com os clientes, beneficiando ambas as partes.

A solução é criar uma biblioteca de modelos. A equipe jurídica pode empregar seu tempo escrevendo e mantendo um texto jurídico favorável, talvez consultando um linguista no processo. Após tudo estar pronto, eles podem publicar seu trabalho na biblioteca, onde os vendedores podem acessar o texto apropriado e montar seus próprios contratos com as informações de sua cotação, sem ter que esperar pelo retorno do Jurídico. Com Workflows Avançados e Aprovações, os vendedores podem ver antecipadamente se o contrato contém termos fora do padrão que exigem aprovação extra, e o Jurídico pode ficar de olho à distância. Contratos padrão passam rapidamente pelo processo, com texto consistente e preciso, e contratos fora do padrão podem ser revisados adequadamente com base em ressalvas claramente identificáveis. Ambas as equipes ficam felizes, porque as vendas são fechadas mais rápido e com menos risco.

Após o negócio estar fechado, a gestão de receita garante que você cumpra as suas obrigações contratuais.

Quando as informações sobre essas obrigações estão trancadas em um arquivo suspenso ou em PDFs no disco rígido de alguém, é necessário mais trabalho para verificar se ambas as partes estão em conformidade. Mesmo bases de dados com busca não bastam, pois ainda é preciso tempo para extrair os dados relevantes. A gestão eficiente de pedidos e alterações depende de uma compreensão clara dos produtos e serviços devidos, e os contratos ativos devem ser essa fonte segura. Da mesma forma, o departamento contábil também precisa consultar o contrato para providenciar que o faturamento seja processado no prazo e com exatidão. A conexão eficiente entre contratação e execução, faturamento e reconhecimento de receita elimina erros que podem ser caros de corrigir, e todos podem ficar tranquilos de que nada do dinheiro suado da empresa vai ser esquecido.

Para saber mais sobre como a sua empresa pode aprimorar o seu processo de gestão de contratos, baixe o artigo Aprimore o desenvolvimento de contratos em 5 etapas fáceis

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