POR QUÉ LA GESTIÓN DE CONTRATOS ES EL EJE CENTRAL DE SU PROCESO QUOTE-TO-CASH

El secreto para ganar dinero como lingüista es convertirse en un experto en contratos. Un astuto profesor fue directo al corazón de todas las transacciones comerciales y apostó por su afirmación. Un experto en sintaxis, especialmente con determinada capacitación jurídica, puede exigir un precio exorbitante solo para dar fe del alcance de un adjetivo. En otras palabras, hay personas que reciben pagos por decir que el Adjetivo 1 aplica tanto a la Frase A y a la Frase B, no solo a la Frase A.

 

Con tanto dinero recorriendo en palabras individuales en contratos, resulta alarmante que con frecuencia son una medida resultante. La verdad es que la gestión de contratos constituye el eje central de todo el proceso Quote-to-Cash, con cada paso penetrando en la creación, ejecución y renovación del contrato. Además, la mayoría de compañías tienen múltiples contratos en juego a lo largo de un acuerdo, como Acuerdos de confidencialidad que son necesarios para iniciar el proceso, o Contrato marco de servicios que rigen las extensiones y los cambios. Una impresionante avalancha de información, productos y efectivo se dirigen por estos acuerdos. No es de extrañar que las compañías quieran pagar a lingüistas y contratar gerentes para revisar y testificar sobre los detalles del acuerdo.

 

Cotizar es el primer paso del proceso de contratación.

Las expectativas para cada parte se establecen y negocian, colocando las bases para un documento accionable. Un proceso de cotización eficiente y claro ayuda a reducir la confusión antes de que el lenguaje jurídico se involucre. Por supuesto, una vez que es tiempo de crear el contrato, los equipos jurídicos y de ventas con frecuencia están en desacuerdo. Los equipos de ventas saben que un proceso de aprobación prolongado puede perjudicar importantes acuerdos, y los equipos jurídicos saben que los documentos que se copiaron y pegaron rápidamente pueden contener términos desfavorables, vacíos, lenguaje anticuado y otros problemas posiblemente dañinos. Ambos equipos quieren un lenguaje apropiado y coherente que pueda ser la base para buenas relaciones del cliente que beneficien a ambas partes.

 

La solución es crear una biblioteca de plantillas. El equipo jurídico puede perder tiempo escribiendo y manteniendo un lenguaje jurídico favorable, quizás consultando a un lingüista en todo el proceso. Una vez que todo esté listo, pueden publicar su trabajo a la biblioteca donde el personal de ventas puede acceder al lenguaje apropiado, y compilar sus propios contratos a partir de la información en su cotización, sin esperar sugerencias jurídicas. Con Aprobaciones y Flujos de trabajo avanzados, el personal de ventas puede ver de antemano si el contrato incluye términos no estándares que requieran aprobación extra, y el equipo jurídico puede vigilar las cosas desde lejos. Los contratos estándar se aceleran rápidamente a través del proceso con consistencia y lenguaje apropiado, y los contratos no estándares se pueden revisar de forma apropiada con base en excepciones claramente identificables. Ambos equipos están felices porque las ventas se cerraron más rápido y con menos riesgo.

 

Una vez que se cierra el acuerdo, la gestión de ingresos garantiza que cumpla con sus obligaciones contractuales.

Si la información sobre estas obligaciones está atascada en un archivador o en PDF en el disco duro de alguien, tomará trabajo extra estar seguros de que ambas partes están conformes. Aunque las bases de datos en las que se pueden realizar búsquedas no son suficientes porque se requiere tiempo para extraer los datos relevantes. La gestión eficiente de pedidos y cambios recae en una entendimiento claro de los productos y servicios que se deben, y los contratos activos deberían ser esa fuente de veracidad. De forma similar, el departamento de contabilidad también debe referirse al contrato para asegurarse de que la facturación se maneja a tiempo y de forma apropiada. Conectar sin contratiempos la contratación con el cumplimiento, facturación y reconocimiento de ingresos eliminar errores que pueden ser costosos para corregir, y todos pueden estar seguros que nada del dinero ganado con esfuerzo de la compañía se ha dejado en la mesa.

 

Para aprender más sobre cómo su compañía puede mejorar su proceso de gestión de contratos, descargue el informe técnico Desarrollo de contratos optimizados en 5 pasos fáciles.

 

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